Salariés : fiches, contrats et dossier du personnel
La fiche salarié est le cœur de Qorha : elle centralise l'identité, les contrats, les documents, les absences, le suivi médical, la formation et l'historique complet de chaque collaborateur.
La fiche salarié
Où : menu Salariés → cliquer sur le nom du salarié
La fiche est organisée en onglets :
| Onglet | Contenu | |---|---| | Infos | Identité, coordonnées, poste, DPAE, matricule badgeuse | | Documents | Pièces du dossier (contrat, pièce d'identité, diplômes…) avec types et dates d'expiration | | Contrats | CDI, CDD, avenants — dates, temps de travail, rémunération | | Absences | Demandes, soldes de congés, historique | | Médical | Visites médicales (embauche, périodiques, reprise) | | Formation | Formations suivies, habilitations, certifications | | Temps | Feuilles de temps, heures et validation | | Évaluations | Entretiens annuels et professionnels | | Parcours | Historique des postes occupés | | Checklist | Étapes d'intégration (onboarding) | | Sortie | Processus de départ | | Génération | Documents générés depuis vos modèles Word | | Log | Journal de toutes les modifications de la fiche |
Pour une nouvelle embauche, l'assistant d'intégration (voir le guide Démarrage) crée la fiche et son dossier en 5 étapes guidées.
Contrats
Où : fiche du salarié → onglet Contrats
- Enregistrez le type de contrat (CDI, CDD…), les dates, la durée du travail et la rémunération.
- À la saisie, Qorha compare la période d'essai et le préavis aux maxima de votre convention collective (IDCC) et vous alerte en cas de dépassement.
- Un avenant se crée comme un nouveau contrat rattaché au précédent : l'historique complet reste consultable.
Attention : un CDD arrivant à échéance est signalé par les contrôles automatiques — pensez à traiter le renouvellement ou la sortie avant la date de fin.
DPAE
Où : fiche du salarié → onglet Infos → bloc DPAE
Enregistrez le statut de la déclaration préalable à l'embauche (à envoyer, envoyée…) et sa date. Rappel : la DPAE se fait auprès de l'URSSAF au plus tôt 8 jours avant l'arrivée du salarié. Les fiches sans DPAE remontent dans les contrôles de conformité.
Documents du salarié
Où : fiche du salarié → onglet Documents
Déposez chaque pièce en choisissant son type (contrat, pièce d'identité, titre de séjour, diplôme…). Les documents avec date d'expiration (titre de séjour par exemple) déclenchent une alerte avant l'échéance ; les documents obligatoires manquants sont signalés par les contrôles.
Registre du personnel
Où : menu Salariés → export « Registre du personnel »
Le registre unique du personnel — obligation légale — s'exporte en un clic : il liste les entrées et sorties dans l'ordre chronologique des embauches.
Parcours et historique de postes
Où : fiche du salarié → onglet Parcours
Chaque changement de poste est historisé (intitulé, dates), ce qui permet de retracer l'évolution du salarié dans l'entreprise, notamment pour préparer les entretiens professionnels.
Sortie d'un salarié
Où : fiche du salarié → onglet Sortie
Lancez le processus de sortie en choisissant le motif (démission, rupture conventionnelle, fin de CDD…) : une checklist adaptée vous guide (restitution du matériel, solde de tout compte, certificat de travail, portabilité de la mutuelle…). Les process de sortie se personnalisent dans Gestion de l'application → Process de sortie.
Bon à savoir : un salarié sorti ne compte plus dans la facturation. Sa fiche reste consultable, puis peut être anonymisée à l'issue de la durée de conservation (voir le guide Conformité & sécurité).