Signatures électroniques et documents

Qorha couvre toute la chaîne documentaire RH : génération de documents à partir de vos modèles Word, classement dans le dossier du salarié, documents d'entreprise et signature électronique avec traçabilité.

Signature électronique

Où : menu → Signatures → nouvelle demande

1. Choisissez le document PDF à faire signer et le ou les signataires (salarié, employeur…).
2. Chaque signataire reçoit un lien par email pour signer en ligne — pas de compte nécessaire pour signer.
3. Chaque signature est horodatée (avec adresse IP) et un certificat de preuve est généré.
4. Le suivi (en attente, signé, relancé) est visible sur la page Signatures ; vous pouvez relancer un signataire en un clic.

Bon à savoir : la signature électronique est incluse dans l'abonnement, sans coût par signature ni par utilisateur.

Génération de documents

Où : menu → Génération de documents, puis fiche du salarié → onglet Génération

1. Déposez vos modèles Word (DOCX) contenant des variables : nom, prénom, poste, salaire, dates de contrat, IDCC…
2. Depuis la fiche d'un salarié, générez le document : les variables sont remplacées par les données de la fiche.
3. Le résultat est produit en DOCX ou PDF, prêt à être classé, envoyé ou soumis à signature.

Capture : avant de générer, Qorha affiche la valeur qui remplacera chaque variable du modèle — les données manquantes sont signalées.

Cas d'usage courants : promesses d'embauche, contrats et avenants, attestations diverses, courriers RH.

Documents du salarié

Où : fiche du salarié → onglet Documents

Chaque pièce est déposée avec un type (contrat, pièce d'identité, diplôme, RIB…). Les contrôles automatiques signalent les documents obligatoires manquants et les documents expirés (titres de séjour par exemple).

Documents d'entreprise

Où : menu → Documents généraux

Règlement intérieur, accords d'entreprise, notes de service, chartes… Vous choisissez pour chaque document s'il est visible des salariés dans leur espace « Mes documents ».

Accords d'entreprise

Où : Gestion de l'application → Accords d'entreprise

Suivez vos accords (intéressement, télétravail, temps de travail…) avec leurs dates et échéances de renégociation.

Traçabilité

Tous les dépôts, générations et signatures sont tracés dans le journal d'audit. Les fichiers sont stockés de manière cloisonnée par organisation et sauvegardés chaque nuit de façon chiffrée.